日付計算は、業務のスケジュール管理や締切の確認、勤怠計算など、さまざまな場面で必要になります。しかし、手作業で計算するとミスが発生しやすく、確認にも時間がかかります。そこで、AI JIMY Converterを活用し、ExcelやGoogleスプレッドシートで日付計算を自動化することで、手間を大幅に削減できます。本記事では、ExcelやGoogleスプレッドシートでAI JIMY Converterを組み合わせた効率的な日付計算の方法を紹介し、業務のスマート化を実現する手順を詳しく解説します。時間と労力を節約し、より重要な業務に集中するためのヒントをぜひご活用ください。
手作業の限界と日付計算の課題
業務において、日付の計算は欠かせない作業のひとつです。たとえば、プロジェクトの締切日や契約の有効期限、支払い期日など、さまざまな場面で日付を管理する必要があります。しかし、これらを手作業で行っていると、意外な落とし穴にはまることもあります。
手計算によるミス、作業の手間、ルールの統一の難しさなど、日付計算にはいくつかの課題が存在します。
本章では、そうした課題を3つ挙げ、手作業での日付管理が業務効率にどのような影響を与えているのかを整理します。
1. 計算ミスによる業務トラブル
手作業で日付を加算・減算する際、うるう年や月末の日数の違いを考慮し忘れると、誤った締切日や納期を設定してしまうリスクがあります。特に、異なる月や年をまたぐ計算では、31日まである月や28日しかない月の違いを見落としやすく、トラブルの原因になります。さらに、複数の案件を同時に管理している場合、確認作業が増えることでヒューマンエラーが発生しやすくなり、誤ったスケジュールが組まれてしまう恐れがあります。こうしたミスを防ぐためには、自動計算ツールの活用が効果的です。
2. 作業時間の増大と効率の低下
日付の計算を手作業で行う場合、カレンダーを見ながら確認する手間が発生し、業務全体の効率が低下します。特に、締切日や納期を管理する業務では、複数の日付を個別に計算・チェックする必要があり、その分だけ作業時間が増大します。さらに、数十件以上の計算が必要な場合、1件ごとに加算・減算の確認を行う負担が大きくなり、本来の業務に割く時間が減少してしまいます。このような非効率な作業を続けると、生産性の低下やミスの発生につながるため、効率的な自動計算ツールの導入が求められます。
3. ルールの統一が難しく属人化しやすい
業務ルールによっては、「営業日基準で計算する」「土日・祝日を除外する」など、日付計算の条件が複雑になることがあります。そのため、担当者ごとに解釈が異なり、計算ルールが統一されず属人化しやすいという課題が生じます。特に、異なる担当者が同じ業務を行う場合、計算基準が統一されていないと、納期や締切日のズレが発生し、ミスや混乱の原因になります。こうしたトラブルを防ぐためには、自動化ツールを活用し、統一されたルールで計算できる仕組みを導入することが重要です。
以上、日付計算を手作業で行う際に生じる3つの課題を挙げました。これ以外にも、「複数のカレンダーを照らし合わせるのが面倒」「急な変更があると再計算が必要になる」など、日付管理に関する悩みは尽きませんよね。こうした課題を解決するためには、手作業を減らし、もっとスマートに管理する方法を考えることが大切です。
日付計算を自動化！5つのメリット
業務において日付計算は欠かせない作業ですが、手作業で行うとミスや手間が発生し、効率が悪くなりがちです。Excelを活用すれば、日付計算を自動化し、業務の正確性やスピードを向上させることができます。本章では、日付計算を自動化することで得られる5つのメリットを紹介し、それぞれをExcelで実現する具体的な方法を解説します。日付管理をもっとスムーズにしたい方は、ぜひ参考にしてください。
計算ミスの防止
自動化することにより手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、正確な日付管理が可能になります。特に、月末処理やうるう年の影響も考慮できるため、安心して運用できます。日付を正確に扱うために、DATE 関数を使うと、日付データとして正しく処理できます。
例: 2025年2月13日から10日後の日付を計算
=DATE(2025,2,13) + 10作業時間の大幅な削減
手動でカレンダーを確認する手間がなくなり、一瞬で日付を算出できます。特に、複数の日付を処理する業務では、大幅な効率化が期待できます。月単位で日付を加減する場合、EDATE を使えば手作業不要になります。また、月末の日付を求める場合は EOMONTH が便利です。
例1: 2025年2月13日から3か月後の日付を求める
=EDATE(A1,3)業務ルールの統一
「営業日換算」「土日・祝日を除外」などの条件を統一でき、担当者ごとのバラつきをなくせます。属人化を防ぎ、誰が作業しても同じ結果が得られるようになります。営業日ベースで日付計算する場合、WORKDAY 関数を使えば、土日・祝日を除外できます。
例1: 2025年2月13日から10営業日後の日付（祝日を考慮）
=WORKDAY(A1,10,{"2025/02/23","2025/02/24"}) 変更・修正が簡単
一度自動化すれば、条件や基準日を変更するだけで再計算が可能になります。プロジェクトのスケジュール変更にもスムーズに対応できます。日付を自動更新するなら TODAY や NOW が便利です。
例: 今日の日付から30日後を求める
=TODAY() + 30他の業務と連携しやすい
Excelの関数やマクロと組み合わせることで、請求管理やシフト作成など、他の業務と連携しやすくなります。データの一元管理がしやすくなり、さらなる業務効率化が可能です。計算結果を見やすく整えたり、条件によって処理を変えたりできます。
例1: 期限が今日より過去なら「期限切れ」、未来なら「OK」と表示
=IF(A1<TODAY(),"期限切れ","OK")例2: 日付を「2025年2月13日」形式で表示
=TEXT(A1,"yyyy年m月d日")AI JIMY Converterを使用して日付計算を自動化する方法
AI JIMY Converterとは？
AI JIMY Converterは、生成AI「ChatGPT」を活用した無料の文字列変換APIツールです。公式Webサイトにアクセスし、利用したい関数をExcelやGoogle スプレッドシートにコピペするだけで文字列変換が行えます。
AI JIMY Converterはこんなに簡単！
- アドオンの設定が不要
- アプリケーションのインストールが不要
- 専門知識は必要なし
- 生成AIを活用した柔軟なデータ変換が可能
- 無料で使える
こちらでは、ExcelとGoogleスプレッドシートを使ったAI JIMY Converterの利用手順を示します。
- A列に基準となる日付を入力します。ブランクの場合は、本日として処理されます。
- B列に加減算したい日数を記入します。○日前を調べる場合は、マイナス値で入力します。
- C列に以下のコードを貼り付けます。（※A2やB2は、それぞれ適切なセルを指定してください）
Excel：
=WEBSERVICE("https://api.aijimy.com/get?code=shift-date&text1="&B2&"&text2="&A2)Googleスプレットシート：
=IMPORTXML("https://api.aijimy.com/get?code=shift-date&text1="&ENCODEURL(B2)&"&text2="&ENCODEURL(A2),".")手順としては、以上になります。非常にカンタンですよね。参考までに実際のスクリーンショットも貼っておきます。
今回、AI JIMY Converterのフリープランでの利用例となります。AI JIMY Converterのフリープランにはアカウント登録"なし"とアカウント登録"あり"の2種類があり、アカウント登録をすることで利用回数が大きくアップしますので、是非アカウント登録をしましょう（👉 アカウント登録については、こちらをご参照ください）。
=IMPORTXML("https://api.aijimy.com/get?pin=*********&code=shift-date&text1="&ENCODEURL(B2)&"&text2="&ENCODEURL(A2),".")アカウント登録すると、PINコードが払い出されます。そのPINコードを上記のようにURLに埋め込むことで、利用回数を増やすことができます。詳細はこちらのページをご覧ください。
業務を効率化する「日付計算ツール」活用事例4選
日付の計算は、業務のさまざまな場面で必要になりますが、手作業で行うとミスが発生しやすく、煩雑になりがちです。そこで、AI JIMY Converterを活用すると、日付計算を自動化し、より正確かつ効率的に管理することができます。ここでは、具体的な活用事例を4つ紹介します。
1. スケジュール管理における日付計算の活用
業務では、締め切りや納期の計算が頻繁に求められます。しかし、カレンダーを見ながら手作業で計算するのは手間がかかり、計算ミスのリスクもあります。特に「○日後が何日か」を素早く正確に知りたい場面では、手計算ではなくツールの活用が望まれます。
AI JIMY Converterを使えば、特定の日付から○日後の日付を簡単に算出できます。例えば、「今日から45日後の日付」を求めるといった計算が即座に可能です。
この活用により、手作業のミスを防ぎ、スケジュール管理の精度が向上します。また、カレンダーを見ながらの手計算の手間が省け、業務の効率化にもつながります。特に、プロジェクト管理や契約更新日、定期的なタスクのスケジュール決定などで役立ちます。
2. 保証期間・契約更新日の管理
製品の保証期間や契約の更新日は、管理を怠ると期限切れのリスクが発生します。特に、多くの契約を扱う企業では、手作業で管理するのが難しく、更新漏れによるトラブルが発生しやすくなります。AI JIMY Converterを使えば、契約満了日の○日前にアラームをあげることができるため、お客様に契約更新のアナウンスメールを送るといったことが可能です。
下の例では、契約満了日が2月28日で30日前は1月29日になります。スプレッドシートを見た日が、2月20日のため、アラームが上がっていますね。
3. キャンペーンやイベントの準備期間計算
イベントやキャンペーンを実施する際、準備期間を適切に設定しないと、告知が遅れたり、準備が間に合わなかったりするリスクがあります。申込締切日や告知開始日を手作業で計算すると、ミスが発生しやすく、スケジュールの遅れにつながることもあります。
AI JIMY Converterを活用すると、「イベント開催日から逆算して○日前に準備を開始する」や「申込締切を○日前に設定する」といった計算を自動で行うことができます。たとえば、「イベント当日が6月1日なら、2週間前の5月18日までに告知を開始する」といったスケジュールを正確に管理できます。
これにより、イベントやキャンペーンの計画がスムーズに進み、準備の遅れを防ぐことができます。また、逆算スケジュールを簡単に設定できるため、告知や準備のタイミングを見落とすことなく管理できるというメリットもあります。
4. 医療・介護分野でのスケジュール管理
医療・介護業界では、定期的な診察日や服薬スケジュールの管理が重要です。しかし、患者ごとに異なるスケジュールを手作業で計算するのは負担が大きく、ミスが発生すると治療の遅れにつながる可能性があります。
AI JIMY Converterを使えば、「前回の診察から90日後の次回診察日」「手術日から30日後の経過観察日」などを瞬時に計算できます。これにより、スケジュール管理の精度が向上し、医療従事者の負担軽減にもつながります。また、患者に対して正確な診療スケジュールを提供できるため、信頼関係の向上にも寄与します。
まとめ
本記事では、日付計算をExcelやGoogleスプレッドシートで自動化し、業務の効率化を図る方法を紹介しました。手作業での日付計算はミスや手間が発生しやすいため、AI JIMY Converterを活用し、関数をExcelやスプレッドシートに組み込むことで簡単に自動化できます。具体的な手順として、ツールの利用方法や関数の設定方法を解説し、締切管理や契約期間などの日付処理をスムーズに行う方法を紹介しました。AI JIMY Converterでは他にも、祝日判定・うるう年判定・月末を取得など、抱負な日付処理機能を持ち合わせており、日付計算の効率化を手助けしてくれます。無料版の制限を考慮しながら、業務の効率向上にぜひ活用してください。