テキストからURLを簡単抽出！問い合わせ対応を効率化する無料ツールの使い方

「問い合わせ対応でリンクを見落としてしまった…」そんな経験はありませんか？メールやチャットなどのテキストに埋もれたURLを確認するのは、想像以上に手間がかかり、ミスにもつながりやすい業務の一つです。

実は、こうしたリンク情報は自動で抽出して管理することが可能です。本記事では、無料で使える「テキストからURLを抽出するツール」と、Googleスプレッドシートを活用した問い合わせ管理の具体例を紹介。誰でもすぐに実践できる方法で、対応の効率化と見える化を両立できます。

問い合わせ対応で見逃せない、テキスト内のURLを自動で抽出する重要性

問い合わせ対応では、顧客が記載するURLが解決のヒントになるケースが多くあります。しかし、その重要な情報が膨大なテキストに埋もれ、見落とされることも珍しくありません。特に対応件数が多い現場では、手作業でURLを探すこと自体が非効率であり、ミスや遅延の原因にもなります。このセクションでは、こうした課題がなぜ起こるのか、そしてテキストからURLを自動で抽出することでどのように業務が改善されるのかを具体的に解説します。

なぜ今、URL抽出の自動化が求められているのか

企業のカスタマーサポートや問い合わせ対応部門では、日々膨大な数の問い合わせを処理しています。特に近年は、メール、チャット、問い合わせフォームなど、非対面でのやりとりが主流となっており、それに比例して扱う「テキストデータ」の量も格段に増えています。このテキストの中には、ユーザーが参照しているページ、エラー画面、マニュアル、申し込みフォームなどのURLが頻繁に含まれています。

こうしたURLは、問い合わせ内容を正確に理解し、適切に対応するための「カギ」となる情報です。しかし、現在も多くの現場では、問い合わせ文を目視で確認し、手動でリンクを探しているというのが実情です。対応件数が多ければ多いほど、その作業は煩雑になり、見落としやミスを誘発する要因となります。

業務のスピードと正確さが求められる中、これらのURLを自動で抽出し一覧化する仕組みが、サポート業務の質を大きく左右する要素となりつつあります。業務効率化とミス削減の両立を図る上で、URL抽出の自動化はもはや“あったら便利”ではなく“必須”の機能だといえるでしょう。

問い合わせ文中に含まれるリンク情報の価値

URLは、単なる補足情報ではありません。むしろ、問い合わせの「本質」をつかむ上で極めて重要な情報資源です。

たとえば、「○○ページの動作が遅い」という問い合わせに対して、リンクが記載されていれば即座に状況確認が可能ですし、「このマニュアルの内容がわかりにくい」という場合でも、該当URLがあることで問題の文脈を的確に把握できます。URLが明記されていれば、サポート担当者は即座に対象のページや資料を確認できるため、対応スピードが上がるだけでなく、状況確認のための聞き直しや情報の行き違いも大幅に削減されます。

また、抽出されたURLを蓄積・分類していけば、よく参照されるマニュアルやFAQの傾向が可視化され、ナレッジベースの改善やよくある質問の分析にもつなげることができます。つまり、URLはその場限りの使い捨て情報ではなく、企業全体のカスタマーサクセス戦略に寄与する“再利用可能な情報資源”なのです。

手作業によるURL確認がもたらす非効率とリスク

一方で、現場で多く見られるのが「目視でURLを確認し、コピー＆ペーストする」という旧来型の運用です。この方法には、いくつかの明確なリスクと課題があります。

• リンクの見落としによる誤対応や対応遅延
• URLの一部だけを誤ってコピーすることで情報が欠落
• 対応記録の作成に無駄な時間がかかる
• 人によって確認精度に差が出るため属人化しやすい

特に1日に何十件もの問い合わせを処理するオペレーターにとって、リンクの抽出作業は「時間を取られるが、価値を生みづらい作業」となりがちです。こうした作業をツールで自動化できれば、より創造的で顧客価値の高い業務へ時間を使うことが可能になります。

テキストに含まれるURLを抽出するメリットとは

テキスト内のURLを確実に把握することは、問い合わせ対応の精度とスピードを左右する重要な要素です。リンクの見落としは、対応の遅延や誤解を招くだけでなく、業務全体の効率を大きく下げる原因にもなります。

そこで注目されているのが、文章中のURLを自動で抽出し、一覧化するという仕組みです。人の手に頼らず、すべてのリンク情報を正確に把握できるようになることで、日々のサポート業務がどのように変わるのか。本セクションでは、URL抽出の具体的なメリットを3つの視点から掘り下げていきます。

リンクの見落としによる対応遅延の防止

問い合わせ対応の現場では、送られてくる文章の中に複数のリンクが含まれることが珍しくありません。会議用のURL、参照ページ、フォームリンクなど、重要な情報がリンクとして提示されているケースは非常に多くあります。

しかし、対応担当者が膨大なテキストの中からリンクを手動で探していると、見落としが発生するリスクが高まります。リンクを確認し損ねた場合、対応が遅れたり、誤解を招いたりする恐れがあります。特に緊急性の高い問い合わせでは、1つの見落としが大きな影響を及ぼすことも少なくありません。

ツールを使ってテキストから自動でURLを抽出することで、こうした見落としを根本的に防ぐことができます。すべてのリンクが明確に整理された状態で表示されるため、対応に必要な情報を確実に把握できるようになります。

情報整理の自動化によるナレッジ管理の向上

リンク情報を人の目で確認しながら整理する作業は、時間がかかる上に属人的になりやすいという課題があります。各担当者が個別にリンクを管理していると、情報の抜け漏れや重複、形式の不統一が発生しやすくなり、ナレッジ共有の妨げとなります。

一方、URL抽出を自動化すれば、どの問い合わせにどのリンクが含まれているかを一括で把握できるようになります。抽出したURLをエクセルやGoogleスプレッドシート、データベースに蓄積していけば、過去の問い合わせに含まれていた重要なリンクやよく参照されるマニュアルページなどの傾向が見える化されます。

蓄積された情報をもとに、FAQやサポート資料の改善につなげたり、社内のナレッジベースとして活用したりと、情報を資産として再利用できる基盤が構築されます。

サポート品質の標準化と業務スピードの両立

対応の品質を一定に保つには、情報の確認精度と処理スピードのバランスが欠かせません。手作業によるリンク確認では、担当者ごとに処理速度や精度に差が出やすく、結果として対応のばらつきが生まれます。

URL抽出ツールを使えば、誰が対応しても同じ形式でリンク情報が整理されるため、対応品質の標準化が実現します。たとえば、Googleスプレッドシート上でURLを抽出・表示する仕組みを導入すれば、リンク確認が瞬時に済むだけでなく、未対応の案件も一目で把握できるようになります。

このような環境を整えることで、対応者の経験に左右されないフローが確立され、業務全体のスピードと正確性が大きく向上します。

無料で使えるAI JIMY Converter「テキストからURL抽出」機能の使い方

AI JIMY Converterを使えば、エクセルやGoogleスプレッドシート上のセルに記載されている文字列から、別のセルにURLのみを抽出し、効率的にデータを整理することが可能です。このセクションでは、AI JIMY Converterを使って文字列からURLのみを抽出し、別のセルに自動入力する具体的な手順を説明します。

AI JIMY Coverterの利用手順

AI JIMY Converterを使用して文字列からURLを抽出し、別のセルに自動入力する手順を紹介します。

1.サイトにアクセスする。

ここでは、エクセルで作成した下記のサンプルを使って、文字列からURLを抽出しセルへ入力する方法を説明します。

まずは、AI JIMY Converterの「文字列からURLを抽出」ページへアクセスします。

2.サイトに記載されている関数をコピー

ページの中程くらいに「利用方法」という見出し以降に関数が表示されているので、使用したいプラットフォームを選んでコピーします。今回は、エクセルで利用するので「Microsoft Excel」からコピーします。

3.変換したいエクセルのセルへ貼り付け

コピーした関数を変換したいセルへ貼り付けします。貼り付けの際に、警告が出た場合は「すべてを貼り付ける」「有効にする」を選択してください。

デフォルトでは参照セルが「A1」になっているので、変換したいセルに変更します。今回は文字列が入っている「A2」に修正します。

2行目からは、貼り付けた関数をコピペするだけですべて変換されます。

とりあえずデータ化しよう！という場合は、1つのセルに文字列をそのまま入れていることも多いのではないでしょうか。後にデータベース化して、さまざまなマーケティングを行う際は、こうした抽出が一度にできると非常に便利です。

Googleスプレッドシートで使える！問い合わせ管理の具体的な活用例

問い合わせ対応を効率化するには、情報の整理と進捗の見える化が不可欠です。特にリンクの管理や対応状況の把握には、エクセルやGoogleスプレッドシートのような表計算ツールが非常に有効です。中でもGoogleスプレッドシートは、共有のしやすさや自動化との親和性が高く、多くの現場で導入されています。

このセクションでは、テキストから抽出したURLをスプレッドシートでどのように整理し、問い合わせ対応の精度とスピードを両立させるか、実際の構成例とともに具体的な活用方法を紹介します。

問い合わせ対応を効率化するGoogleスプレッドシートテンプレートの基本形

テキストから抽出したURLを業務に活用するうえで、最も取り組みやすいのがGoogleスプレッドシートを使った問い合わせの管理です。具体的には、以下のような3列構成が基本形となります。

1. A列：問い合わせ内容のテキスト
2. B列：抽出されたURL（ここで関数を利用）
3. C列：対応状況をチェックする欄（チェックボックス）

例：Googleスプレッドシートでの構成サンプル

A列：問い合わせ内容	B列：抽出されたURL	C列：対応チェック
ログインできません。https://support.example.com/login を確認ください	https://support.example.com/login	☑︎
注文確認ページはこちら → https://shop.example.com/order/12345	https://shop.example.com/order/12345	☐
資料請求ページ：https://form.example.com/request です	https://form.example.com/request	☐

このように構成することで、各問い合わせに含まれるリンクが明確になり、対応状況もひと目で把握できるようになります。

問い合わせ業務を一目で見える化する運用の工夫

Googleスプレッドシートを活用する最大のメリットは、情報を「一目で把握できる形」で管理できることです。問い合わせが増えるにつれて、内容・対応状況・関連リンクといった要素を整理する必要がありますが、これらをGoogleスプレッドシート上で明示することで、業務の属人化を防ぎつつ、誰が見ても同じ判断ができる環境を作ることが可能になります。

たとえば、対応済み・未対応の問い合わせをC列のチェックマークで管理することで、チーム全体が進捗を瞬時に把握できます。Googleスプレッドシートであれば、チェックの有無に応じて色分けする「条件付き書式」を設定すれば、視覚的な強調もでき、対応の優先度を直感的に判断できます。

さらに、フィルター機能を活用して「未対応のみ表示」「特定のキーワードを含む問い合わせだけを抽出」などの操作を行えば、対応の抜け漏れ防止にもつながります。データの並び替えやカスタムビューを活用すれば、チームごとの管理や週次のレポート作成もスムーズになります。

問い合わせ業務において、リンクの内容や対応状況を可視化することは、単に便利なだけでなく、対応ミスの防止や業務の再現性確保という視点からも重要な意味を持ちます。エクセルやGoogleスプレッドシートの基本機能を上手く組み合わせることで、手間をかけずに「業務の見える化」を実現できるのです。

拡張活用：担当者・対応日・カテゴリ分けでナレッジ資産に

問い合わせ対応の管理をGoogleスプレッドシートで行う際、A〜C列の基本情報に加えて、さらに「D列：担当者」「E列：対応完了日」「F列：問い合わせカテゴリ」といった項目を加えることで、シートは単なる進捗管理ツールから、社内のナレッジ資産として活用できる情報ベースへと進化します。

対応者の記録があることで、チーム内の業務分担が明確になり、責任の所在がはっきりします。また、対応日時を記録しておけば、顧客対応にかかる平均時間の把握や対応までのリードタイム分析も可能になります。これは対応フローの見直しやボトルネックの特定にもつながるため、業務改善の土台となります。

さらに、問い合わせカテゴリを定義して分類することで、件数の多いテーマや課題の傾向を可視化できます。たとえば「ログイントラブル」「支払い関連」「資料請求」などのタグを設ければ、月単位・週単位での傾向分析ができ、FAQやマニュアルの改善、サポート人員の配置計画にも役立ちます。

このような「拡張された列」のデータを蓄積・分析していけば、単発の問い合わせ対応を越えて、組織全体のカスタマーエクスペリエンス向上に直結するナレッジマネジメントが実現できます。

Zapier等で問い合わせ取得を自動化する方法

Googleスプレッドシートでの問い合わせ管理を本格的に活用する場合、データ入力の自動化によって、さらに業務効率が飛躍的に向上します。ここで注目したいのが、ZapierやMake（旧Integromat）といったノーコード自動化ツールです。

たとえばZapierを使えば、「Gmailに問い合わせメールが届いたら、その本文をGoogleスプレッドシートのA列に自動で追加する」といったワークフローを簡単に構築できます。さらに、シートに設定されたURL抽出関数によって、B列にリンク情報が自動で表示され、C列では対応チェックを手作業で記録するだけの状態に。これにより、「問い合わせ取得→リンク抽出→対応管理」までの一連の流れをほぼ自動で処理できるようになります。

加えて、SlackやTeamsなどのチャットツールとも連携すれば、「対応が必要な新規問い合わせがあった際に通知を送る」といったリアルタイムな運用も可能です。Zapierのワークフロー（Zap）はノーコードで作成できるため、エンジニアに頼らず現場担当者自身でカスタマイズできる点も魅力です。

手作業による転記や見落としのリスクを減らすだけでなく、「対応スピードの向上」や「属人化の防止」にもつながるため、Googleスプレッドシート管理と自動化ツールの組み合わせは、今後の問い合わせ対応における標準的な運用方法になっていくでしょう。

まとめ

日々の問い合わせ対応において、テキストに含まれるURLは極めて重要な情報資源です。しかし、これまでその確認や管理は多くの場合、担当者の手作業に頼らざるを得ませんでした。本記事で紹介した「テキストからURLを抽出する無料ツール」AI JIMY ConverterとGoogleスプレッドシートを組み合わせることで、対応漏れや情報の見落としを防ぎ、サポート業務の質とスピードを飛躍的に向上させることが可能になります。

さらに、URL抽出結果を活用して問い合わせ履歴を整理・分類すれば、社内のナレッジ資産としての活用にもつながります。問い合わせ対応の効率化は、小さな工夫から始まります。まずは紹介したテンプレートを活用し、実際の業務に取り入れてみるところから始めてみてはいかがでしょうか。